Indice de Salle de Données Virtuelle: Comment Organiser Votre Salle de Données pour la Due Diligence?

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data room index

La pandémie de COVID-19 a surprenamment stimulé les activités de fusions et acquisitions : 60 % des entreprises et des sociétés privées américaines interrogées étaient plus concentrées sur de nouvelles transactions en mars 2020 que jamais auparavant. Cependant, le calendrier des transactions a considérablement augmenté également.

Avec les restrictions « restez à la maison », il est plus difficile de réunir tout le monde dans la même pièce pour les négociations ou pour obtenir les autorisations et certificats nécessaires des autorités. Avec de nouveaux problèmes qui doivent être abordés, cela entraîne un processus de diligence plus long.

Bien que nous ne puissions pas affecter les facteurs liés à la pandémie, nous savons comment rendre votre diligence plus efficace en utilisant un index de salle de données. Lisez la suite pour en savoir plus et voir pourquoi cela accélère la préparation des documents. Nous avons également compilé une liste de contrôle de diligence pour que vous ne manquiez rien tout au long de ce processus chaotique.

Qu’est-ce qu’un index de salle de données?

En termes simples, un index de salle de données organise les fichiers à l’intérieur de votre salle de données dans des dossiers clairs et organisés, similaires à la table des matières d’un livre. Avec cet outil, vous et vos soumissionnaires pouvez trouver les fichiers nécessaires lors de la recherche de grandes quantités d’informations.

Liste de contrôle de diligence raisonnable pour salle de données virtuelle

Nous avons compilé une liste de contrôle de diligence raisonnable facile à suivre et qui vous assure de ne rien oublier. La bonne nouvelle est que vous pouvez l’utiliser non seulement pour la diligence raisonnable, mais aussi pour une introduction en bourse, une coentreprise ou lors de la préparation d’un rapport annuel.

Informations commerciales

  • Structure de l’entreprise (liste des actionnaires et leurs accords / certificats, organigramme, documents d’incorporation, accords de fusion et acquisition, etc.)
  • Produits et services (y compris les garanties, les informations des clients, les valeurs de parts de marché, les licences commerciales et les permis, etc.)
  • Actifs matériels (immobilier, actifs physiques, R&D, etc.)
  • Propriété intellectuelle (marques, brevets, droits d’auteur, domaines, etc.)
  • Technologie de l’information (logiciels utilisateur, licences, sociétés informatiques externalisées, plans de reprise, etc.)
  • Publicité (communiqués de presse et articles de l’entreprise)

Informations légales

  • Accords (fournisseurs, distributeurs, prêts, etc.)
  • Questions antitrust et réglementaires
  • Une liste des litiges en cours avec des descriptions
  • Questions environnementales (responsabilités, audits environnementaux, preuves de conformité, permis, etc.)

Informations financières

  • Flux de revenus et dettes de l’entreprise
  • États financiers vérifiés (bilans, rapports d’auditeurs et correspondance, etc.)
  • Budgets de capital, prévisions et plans stratégiques
  • Rapports d’analystes
  • Couverture d’assurance
  • Informations fiscales

Ressources humaines

  • Politiques de l’entreprise relatives aux employés
  • Employés, y compris les spécialistes externalisés (CV, postes, historique des salaires, contrats, réclamations de compensation, etc.)
  • Conditions et modalités des avantages sociaux de l’entreprise
  • Enquêtes auprès des employés

En fin de compte, nous croyons que ce guide vous aidera à organiser vos documents pour la diligence raisonnable de manière efficace, grâce aux bonnes stratégies et à l’index de salle de données approprié pour votre organisation.

Pourquoi utiliser un index VDR pour organiser des fichiers ?

Un index de salle de données apporte de nombreux avantages, et voici un aperçu de quatre d’entre eux.

Recherchabilité. Tout comme il est facile de trouver des livres dans une bibliothèque triés par genre, éditeur ou auteur, vous pouvez trouver le bon fichier parmi des centaines (voire des milliers) de documents.

Automatisation. Vous pouvez créer un index qui répond à vos besoins de projet et, grâce aux outils d’intelligence artificielle intégrés, ce processus est largement automatisé. Il ne vous demandera pas beaucoup d’efforts et de temps.

Communication efficace. Jusqu’à 30% des questions viennent des soumissionnaires qui ont des difficultés à trouver le document approprié. Avec un index de salle de données logique et clair, vous améliorerez la communication avec vos soumissionnaires et la rendrez plus efficace.

Vitesse. Il ne fait aucun doute que le partage et le transfert de documents électroniques dans des salles de données est beaucoup plus rapide que les échanges de documents sur papier. Les formulaires d’indexation forment une structure bien organisée des fichiers téléchargés qui peuvent accélérer ce processus grâce à une meilleure communication et une meilleure recherchabilité.

Bien que l’indexation puisse sembler être une baguette magique, ce n’est pas ce à quoi vous devriez vous attaquer en premier lors de la préparation d’une salle de données pour due diligence. Parlons en détail de ce sur quoi se concentrer pour éviter les maux de tête possibles.

Comment préparer votre salle de données pour la diligence raisonnable?

La préparation des fichiers peut être un processus harassant, compte tenu de la quantité d’informations requises. Ne vous inquiétez pas, voici une liste de ce à quoi vous devez vous attendre si vous souhaitez rendre ce processus sans faille.

Préparez les documents et numérisez-les

Avant de passer à la numérisation des documents, prenez en compte ces conseils:

  • Retirez les agrafes, les pages de séparation, les trombones et autres articles de papeterie
  • Si vous avez plusieurs documents dans un fichier, séparez-les en utilisant des onglets de séparation. Notez le numéro d’index et une brève description sur l’onglet de séparation pour éviter un désordre.
  • Dans la plupart des cas, une numérisation en noir et blanc suffit, mais si le document comprend des couleurs, vous souhaitez le numériser en couleur complète
  • Une résolution de 200 ppp est souvent suffisante pour les documents électroniques
  • Visez la plus petite taille de fichier possible, chaque fois que cela est possible
  • Considérez l’upload de vos fichiers Excel sous forme de PDF

Après avoir terminé le balayage, il est temps de nommer les fichiers. N’oubliez pas que ce qui vous semble évident peut ne pas avoir de sens pour les spécialistes en dehors de votre entreprise.

Créez un système de nommage spécifique pour vos fichiers

Pour vous assurer que les noms de fichiers sont clairs, simples et cohérents, envisagez de créer un système de nommage spécifique qui répond à vos besoins. Avant de nommer les fichiers, pensez à ceux qui vérifieront vos documents. Selon qu’ils sont comptables, avocats, consultants ou autres, ils peuvent avoir besoin de différents types de données. Essayez d’intégrer des mots-clés que d’autres utiliseront probablement lors de la recherche d’un fichier. De cette façon, vous créerez une structure organisée sans perdre la trace des documents qui pourraient finir par être enterrés dans des sous-dossiers.

Créez l’index de la salle de données correct

Tout comme vous devez connaître votre public avant de nommer des fichiers, vous devez connaître l’industrie et les détails de votre entreprise pour créer un index de salle de données. Visez à rendre la structure des dossiers claire et compréhensible pour toutes les équipes en dehors de votre entreprise qui travailleront avec elle. Plus vous organisez logiquement les fichiers, plus votre opération de fusion-acquisition sera rapide.

Voici un plan en trois étapes qui vous aidera à créer une structure de dossier et de sous-dossier propre:

Étape 1. Mise en page. Commencez par une mise en page de votre salle de données. Par exemple, vous pouvez créer un arbre de dossiers et de sous-dossiers des fichiers que vous avez.

Étape 2. Catégories principales. Décidez des dossiers de niveau supérieur qui représenteront le sujet principal ou une étape de transaction commerciale. Communément, les dossiers de niveau supérieur couvrent la structure d’entreprise, les documents financiers et juridiques, le marketing et les ventes, les impôts, les questions réglementaires et autres. Nous aborderons cela plus en détail dans notre liste de contrôle de diligence raisonnable pour une salle de données virtuelle ci-dessous.

Étape 3. Sous-dossiers. À l’intérieur des dossiers de niveau supérieur, créez des sous-dossiers reflétant des aspects spécifiques du sujet principal. Si le sujet est important, créez des dossiers à l’intérieur des sous-dossiers, mais gardez à l’esprit que tous les dossiers doivent être logiques et cohérents. Par exemple, le dossier Taxes peut inclure des sous-dossiers tels que les déclarations fiscales, les audits gouvernementaux, la correspondance, les accords et autres.

Voici un autre conseil qui vous évitera des maux de tête à l’avenir. Congeler votre index de salle de données une fois que vous l’avez créé. En d’autres termes, restreignez qui peut modifier l’index ou supprimer des fichiers ou des dossiers. Cela vous protégera des situations où un fichier est accidentellement glissé dans le mauvais dossier ou supprimé.

Téléchargez les fichiers dans votre salle de données

Maintenant, après avoir numérisé les documents, leur avoir donné un nom et décidé de la structure des dossiers, il est temps de les télécharger dans votre espace de travail. Pour que le processus soit rapide et sans effort, assurez-vous que votre salle de données possède les fonctionnalités suivantes :

  • Téléchargement par glisser-déposer
  • Téléchargement en masse
  • Intégration avec l’Explorateur Windows (pour la synchronisation entre votre bureau, les dossiers partagés, le stockage de fichiers d’entreprise, etc.)
  • Prise en charge de plusieurs formats
  • Recherche plein texte (par mots-clés, filtres, un seul mot ou une phrase)
    Numérotation automatique des index
  • Étiquetage des fichiers
  • Gestion facile des documents (recherchez des fournisseurs qui, en plus du téléchargement, de la visualisation et de la suppression de fichiers, vous permettent de les télécharger, de les fusionner, de les restaurer et de les renommer)

iDeals possède toutes ces fonctionnalités et même plus pour un téléchargement rapide, afin que vous puissiez vous mettre à organiser vos groupes d’utilisateurs au lieu d’attendre des heures jusqu’à ce que les données apparaissent dans l’espace de travail.

Organisez des groupes d’utilisateurs et décidez des autorisations d’accès.

L’organisation des groupes d’utilisateurs est aussi importante que l’organisation des données si vous ne voulez pas que les informations sensibles de l’entreprise tombent entre de mauvaises mains. Selon le projet, les groupes peuvent inclure des consultants, des équipes d’acheteurs et de vendeurs, des avocats ou d’autres. Une fois que vous avez décidé des groupes, configurez des autorisations telles que la visualisation, l’édition ou le téléchargement pour chacun d’eux.

Maintenant, votre salle de données a une structure claire et logique. Mais pour vous assurer que rien ne manque, suivez notre liste de contrôle de diligence raisonnable.

References

  1. Deloitte. M&A Trends Survey: The future of M&A https://www2.deloitte.com/us/en/pages/mergers-and-acquisitions/articles/m-a-trends-report.html
  2. Forbes. The Impact Of The Coronavirus Crisis On Mergers And Acquisitions https://www.forbes.com/sites/allbusiness/2020/04/17/impact-of-coronavirus-crisis-on-mergers-and-acquisitions/?sh=2653925b200a
  3. PWC. Global M&A Industry Trends https://www.pwc.com/gx/en/services/deals/trends.html
  4. Priori. M&A Due Diligence Checklist https://www.priorilegal.com/deals/mergers-acquisitions/manda-due-diligence-checklist
  5. Upcounsel. Due Diligence Checklist: Everything You Need to Know https://www.upcounsel.com/due-diligence-checklist
  6. Business Know-How. What is Due Diligence and How Do You Perform it? https://www.businessknowhow.com/money/duediligence.htm