Combien coûte une data room virtuelle?

Quelles sont les structures tarifaires les plus courantes pour les DRV ?

En général, les coûts des data rooms virtuelles sont structurés par l’un des éléments suivants ou une combinaison de ceux-ci :

1. Par page. La tarification à la page est préférable pour les petits projets qui ont un nombre limité ou fixe d’utilisateurs et de documents. En général, les coûts varient entre 0,40 et 0,85 $ par page. Cependant, les grandes entreprises n’en profiteront pas autant, car le dépassement des limites de stockage entraîne généralement des frais supplémentaires.
2. Par utilisateur. Il s’agit de l’une des options les plus simples disponibles pour les data rooms virtuelles. Si le nombre d’utilisateurs est limité, ce modèle de tarification peut vous convenir.
3. Capacité de stockage des données. Certains fournisseurs de DRV proposent un nombre limité de Go. C’est parfait pour les entreprises qui téléchargent de petits fichiers et n’ont pas besoin d’une grande capacité de stockage de documents. Si cela ne convient pas à vos besoins, il existe des formules avec des capacités de stockage fixes.
4. Tarification forfaitaire mensuelle. Si l’ampleur de votre projet est imprévisible et nécessite une certaine flexibilité, optez pour une structure de prix mensuelle pour la data room virtuelle. De nombreuses entreprises considèrent cette option comme la plus pratique, car elles bénéficient d’une quantité fixe de stockage de données, d’un nombre illimité d’utilisateurs et de fonctionnalités personnalisées. C’est un bon moyen d’éviter les frais supplémentaires.
5. Forfaits annuels. Enfin, toutes les data rooms proposent à leurs clients un abonnement annuel. Cette option n’est pas seulement la plus pratique pour les entreprises qui utilisent régulièrement les data rooms, c’est aussi la plus avantageuse car elles peuvent économiser, en moyenne, jusqu’à 20-30% par rapport à un abonnement mensuel.

Quelle est la meilleure structure tarifaire pour une data room virtuelle ?

Il n’existe pas de forfait tarifaire universel idéal pour toutes les entreprises. Tout simplement parce que les entreprises ont des tailles différentes et que les projets sur lesquels elles travaillent varient énormément.

Pour répondre à la demande, les data rooms virtuelles offrent un large choix de forfaits tarifaires flexibles. C’est pourquoi il peut devenir assez difficile de choisir la meilleure formule qui couvrira tous les besoins. 

Pour être sûr de choisir la bonne option, les data rooms proposent des périodes d’essai gratuites, généralement d’une semaine ou deux. Elles permettent aux clients de tester les plates-formes et de voir quels outils et quelles fonctionnalités répondent le mieux à leurs besoins.

En outre, presque toutes les data rooms virtuelles disposent d’une démo ou d’un centre de formation où les clients potentiels peuvent trouver toutes les informations nécessaires sur la manière d’exploiter les services. Le choix est ainsi beaucoup plus facile.

Néanmoins, essayons de déterminer quelle structure tarifaire d’une DRV pourrait vous convenir le mieux et voyons les principaux critères à respecter lors de la recherche d’un fournisseur de data room.

Quand est-il préférable d’opter pour un abonnement fixe ? 

Le principal avantage d’un abonnement forfaitaire est son coût prévisible. Il apparaît également beaucoup plus avantageux dans le cas où vous avez besoin d’une data room virtuelle pour:

• Utilisation à long terme 
• Nombre illimité d’utilisateurs 
• Capacité de stockage illimitée 
• Fonctions avancées 

Toutefois, le paiement mensuel est plus coûteux qu’un abonnement annuel. Ainsi, si une entreprise a régulièrement besoin d’une data room et pour une longue période, une facturation annuelle est une option plus rentable.

Quand est-il préférable de payer pour le nombre d’utilisateurs ou l’espace de stockage ?

Vous risquez d’être confronté à des frais fluctuants si vous avez besoin d’une solution de DRV pour :

• Utilisation à court terme
• Nombre fixe d’utilisateurs 
• Quantité minimale de stockage
• Fonctionnement de base 

Les structures par utilisateur ou par page sont généralement moins coûteuses qu’un tarif fixe. Cependant, vous devez constamment surveiller votre utilisation. Car si vous dépassez la limite, vous devrez payer des frais supplémentaires. Pour être sûr de faire le bon choix, évaluez l’ampleur du projet et les outils nécessaires pour être performant.

Facteurs qui influencent la tarification des DRV

Les prix des data rooms virtuelles varient considérablement d’un fournisseur à l’autre. Cependant, le montant que vous payez dépend généralement des éléments suivants de la data room.

Volume de stockage des données	Certains fournisseurs de data rooms virtuelles facturent en fonction du nombre de Go. D’autres proposent une gamme de forfaits pour un certain nombre de Go. Heureusement, vous pouvez passer à une formule supérieure si vous manquez de capacité de stockage. Il existe également des solutions de data rooms virtuelles offrant une capacité de stockage illimitée.
Nombre d’espaces de travail	Le prix de la DRV dépend également du nombre de data rooms ou d’espaces de travail dont vous avez besoin. Cela concerne généralement les grandes entreprises qui ont de nombreux départements ou qui gèrent plusieurs affaires simultanément. Toutes ces entreprises ont souvent besoin d’une data room virtuelle distincte pour une gestion efficace des documents.
Nombre d’utilisateurs de DRV	Souvent, les fournisseurs de data rooms virtuelles proposent des forfaits avec un nombre précis de licences d’utilisation. Ces fournisseurs facturent un supplément pour chaque utilisateur supplémentaire. Cependant, ils accordent souvent des remises sur les utilisateurs supplémentaires si leur nombre dépasse le forfait d’abonnement.
Nombre d’administrateurs	Un utilisateur administrateur a le contrôle de tous les autres utilisateurs, des paramètres et de l’activité des documents dans la data room. Il peut également configurer les fonctions de partage de fichiers, de visualisation, d’édition, d’impression, etc. Le nombre d’administrateurs est souvent limité à 5-10, mais certains fournisseurs de data room autorisent un nombre illimité.
Outils de gestion des documents	Plus le fournisseur offre de fonctions de gestion de documents, plus le prix de la data room virtuelle est élevé. Parmi les outils proposés par les DRV, citons le glisser-déposer, le téléchargement en masse, la liaison de documents, la recherche de texte intelligent, les autorisations d’utilisateur, la signature électronique, etc.
Caractéristiques de sécurité	Les DRV doivent assurer la sécurité de vos documents. Pour cela, elles obtiennent des certificats internationaux et développent des dispositifs de sécurité. Ainsi, plus elles disposent de certificats d’outils pour la protection de vos données, plus leurs services sont onéreux.
Assistance clients	Le niveau d’assistance client détermine également le prix de la data room virtuelle. Par exemple, une aide reçue 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de la part d’un spécialiste de l’assistance personnelle coûtera plus cher qu’une assistance régulière par courrier électronique pendant les heures de travail.
Intégrations	Les solutions de data rooms virtuelles facturent davantage pour une intégration harmonieuse avec d’autres logiciels. Il s’agit par exemple de Microsoft Office, Google Calendar, Zoom ou d’autres services de stockage Cloud comme Google Drive.

Les facteurs les plus courants qui influent sur le prix des data rooms virtuelles

Tous ces facteurs indiquent que vous devez évaluer les besoins de votre entreprise avant d’acquérir une DRV. Si vous sous-estimez les facteurs, votre entreprise court le risque d’encourir des coûts beaucoup plus élevés, d’engager des ressources pour un nouveau membre, ou des gigaoctets de temps en temps. En surestimant les besoins, une entreprise gaspille de l’argent. Les fournisseurs de data rooms virtuelles proposent généralement trois formules de services, et le client décide en étudiant les facteurs susmentionnés.

Les fournisseurs de DRV offrent-ils des rabais pour leurs services ?

Oui, de nombreux fournisseurs de data rooms virtuelles proposent des remises et des offres spéciales à leurs clients. Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez économiser :

1. Onehub. Le fournisseur offre jusqu’à 20% de réduction pour la facturation annuelle des utilisateurs.
2. Box. La data room virtuelle A Box offre une réduction de 25 % pour les abonnements annuels. 
3. DealRoom. Économisez 250 $ en achetant le forfait Pipeline seulement ou le forfait Projet unique. 
4. Clinked. Ils offrent une réduction de 16 % par an et de 35 % pour deux ans. 
5. Citrix ShareFile. Cette solution de DRV offre une réduction de 10% pour un abonnement annuel. 

Comment choisir une data room virtuelle

Voici une courte liste de contrôle des data rooms qui peut vous aider à trouver la DRV qui vous conviendra.

1. Identifiez vos besoins. 
2. Établissez votre budget.
3. Déterminez votre créneau commercial. 
4. Décidez si vous avez besoin d’un essai gratuit pour tester différentes options.
5. Déterminez la plateforme qui vous convient le mieux : Mac, Windows, Linux, mobile ou DRV en ligne. 
6. Évaluez la quantité de stockage de données dont vous avez besoin. Certains fournisseurs ne peuvent pas vous offrir un grand espace de stockage, vous devez donc le savoir avant de payer.
7. Comparez les prix et d’autres critères dans notre tableau comparatif des DRV.
8. Choisissez celle qui répond le mieux à vos besoins pour vos transactions virtuelles.

Parfois, le prix est un facteur mineur dans la recherche d’une DRV appropriée. Toutes les DRV sont différentes. Utilisez-le pour choisir un service qui répond au mieux aux besoins de votre entreprise.

Principaux points à retenir 

Résumons tout ce qu’un client potentiel doit savoir sur les prix des data rooms virtuelles.

1. En moyenne, il existe cinq structures tarifaires courantes pour les data rooms virtuelles : par page, par utilisateur, par capacité de stockage, et par forfait mensuel ou annuel.
2. Le prix d’une data room virtuelle est le plus souvent déterminé par le nombre d’utilisateurs, la capacité de stockage, les fonctions de sécurité, les outils de gestion des documents, le niveau d’assistance clientèle et la possibilité d’intégrer une data room à d’autres logiciels.
3. Un tarif flexible est le plus approprié pour une période d’utilisation à court terme et un nombre limité d’utilisateurs.
4. Un abonnement fixe est préférable pour une utilisation à long terme et un nombre illimité d’utilisateurs.
5. Une data room peut coûter aussi peu que 0,40 à 0,85 dollar par page, ou jusqu’à des milliers de dollars pour un abonnement annuel.
6. En règle générale, les data rooms offrent des remises aux clients qui souscrivent à des abonnements annuels. 

Ainsi, lorsque vous recherchez une solution de data room virtuelle, pensez aux trois principaux aspects suivants : la capacité de stockage dont vous avez besoin, le nombre d’utilisateurs qui accéderont à la plateforme et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler efficacement.

Un dernier conseil : le prix du logiciel de data room virtuelle ne doit pas être le seul facteur clé dans le choix d’un fournisseur. Évaluez les fournisseurs de manière exhaustive, en tenant compte de détails tels que l’expérience dans votre secteur, la réputation, les notations, la qualité du service et les mesures de sécurité qu’il prend pour protéger vos documents sensibles et vos informations confidentielles.