Revue des fournisseurs de data rooms virtuelles - Virtual Data Rooms
- 10 data rooms les mieux cotées
- 1 000 Évaluations validées
- 35 fournisseurs de data rooms virtuelles
Les meilleurs fournisseurs de virtual data rooms
Dernière mise à jour: May, 2025
Ideals
La data room virtuelle Ideals propose une large gamme d'outils de personnalisation et de collaboration. Le logiciel facile à configurer et son interface conviviale garantissent le bon déroulement de toute transaction en ligne ou de tout service de gestion de documents. La DRV Ideals permet à l'utilisateur de générer des graphiques et des rapports douaniers sur l'activité des utilisateurs. La DRV est largement utilisée par des entreprises de toutes tailles.
Essai gratuit: 30 jours
Drooms
Drooms est un fournisseur allemand qui propose de maigres fonctionnalités à un prix raisonnable. Chaque fonctionnalité supplémentaire représente une valeur ajoutée par mois. La DRV de Drooms dispose d'une large gamme d'outils avancés pour la personnalisation des data rooms numériques.
Essai gratuit: Non
Intralinks
De nombreuses grandes entreprises et des marques mondiales réputées font confiance à Intralinks. Il s'agit d'un fournisseur traditionnel expérimenté de data rooms virtuelles qui applique des normes de haute qualité et dispose de représentants dans plusieurs pays. C'est un véritable géant dans le secteur des data rooms et son marché cible est celui des grandes entreprises. La solution DRV d'Intralinks pourrait ne pas sembler assez flexible pour les jeunes entrepreneurs qui préfèrent les logiciels flexibles.
Essai gratuit: 30 jours
Merrill
Datasite est un logiciel mis à jour par Merrill Corporation. Datasite est une DRV qui fournit d'excellentes solutions pour les transactions complexes. Merrill fournit également des services supplémentaires de qualité qui aident à la consultation, à l'administration du contenu et à d'autres processus nécessaires aux sociétés rentables.
Essai gratuit: 14 Days
DealRoom
DealRoom est un logiciel SaaS de contrôle préalable des fusions et acquisitions. Le logiciel est onéreux, mais il fournit des outils en ligne avancés, tant pour les acheteurs que pour les vendeurs, dans le cadre du processus de fusion et d'acquisition. Le logiciel comporte également des fonctions qui traitent de chaque aspect du cycle de vie des opérations de fusion et d'acquisition.
Essai gratuit: 14 jours
Digify
Digify est un fournisseur de data rooms virtuelles relativement jeune. Malgré son entrée tardive sur le marché des DRV, il propose tous les outils de base des data rooms virtuelles et est connu pour être une plateforme conviviale destinée aux petites entreprises.
Essai gratuit: 7 jours
Ansarada
Ansarada propose une data room virtuelle pratique, alimentée par l'intelligence artificielle et dédiée à la diligence raisonnable et aux fusions et acquisitions. Elle est couramment utilisée pour les transactions à flux unique. Vous y trouverez tous les outils dont vous avez besoin pour mener à bien ces processus. Une interface conviviale et un ensemble d'outils de base faciliteront la maîtrise de ce logiciel.
Essai gratuit: 14 jours
Citrix
Citrix Systems est une entreprise fiable qui fournit des services cloud pour les transactions commerciales en ligne et les besoins de flux de travail des employés. Citrix Workspaces est un logiciel de data room virtuelle pour les transactions en ligne et comprend tous les outils nécessaires à la gestion des documents. Les clients peuvent utiliser d'autres logiciels Citrix Systems pour couvrir les besoins des processus.
Essai gratuit: 14 jours
SecureDocs
SecureDocs est un jeune fournisseur de services de partage de fichiers sécurisés. Il est assez populaire auprès des particuliers. Il propose plusieurs approches de partage de fichiers et peut être utilisé pour les besoins d'une entreprise.
Essai gratuit: 7 jours
Firmex
La data room virtuelle de Firmex est spécialisée dans les services Cloud hautement sécurisés pour les transactions en ligne et le partage de fichiers. Firmex a acquis la réputation d'être une plateforme sûre et utile. Ce fournisseur de DRV figure parmi les meilleurs fournisseurs en raison de ses normes de haute qualité et de son approche flexible des besoins des clients. Le fournisseur propose différents logiciels adaptés aux besoins des petites et grandes entreprises.
Essai gratuit: Non
Découvrez les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles selon le classement mondial VDR. Comparez les prix et les fonctionnalités des salles de données virtuelles et choisissez le logiciel de salle de données adapté à vos besoins.
Nous fournissons des informations et des conseils pour aider nos clients à comprendre les tendances du marché VDR, à identifier les opportunités et à développer leurs activités.
Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle?
Une salle de données virtuelle (VDR), ou salle de négociation virtuelle, est un référentiel en ligne sécurisé permettant de stocker des données critiques et de partager des documents sensibles. Elle est généralement utilisée pour faciliter le processus de diligence raisonnable lors d’opérations de fusion-acquisition et d’autres transactions financières complexes.
Le logiciel VDR permet aux utilisateurs de partager des documents confidentiels et des données commerciales critiques avec des tiers, tels que des investisseurs ou des clients, dans un environnement contrôlé. De plus, dans un espace en ligne sécurisé, ils peuvent interagir entre eux pendant le processus de négociation, depuis n’importe quel appareil et n’importe où. Cela est possible grâce à des fonctionnalités telles que les sections questions-réponses et commentaires.
Une salle de données en ligne, une salle de données numériques et une salle de données électroniques sont des synonymes de salle de données virtuelle.
Par rapport aux salles de données traditionnelles (salles de données physiques), une salle de données électronique élimine les documents papier, ce qui réduit l’encombrement et le gaspillage. De plus, la salle de données numérique offre des fonctionnalités avancées de gestion et de sécurité des documents qui contribuent à améliorer le flux de travail et à augmenter la productivité d’une équipe, ce que les salles de données traditionnelles ne peuvent pas offrir.
Avantages des VDR
Énumérons les principaux avantages que les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles offrent aux chefs d’entreprise :
- Rentabilité. La mise en place d’une salle de données virtuelle pour votre projet ou votre transaction est beaucoup plus rentable que le recours à des salles de données physiques traditionnelles, par exemple. En effet, avec une salle de données physique, vous devez également payer le loyer, la rémunération des employés et beaucoup de papier.
- Fluidité des transactions. Grâce à la diversité des services offerts par les salles de données virtuelles modernes, les transactions financières complexes telles que les fusions-acquisitions, par exemple, sont beaucoup plus rapides et fluides. Toutes les parties concernées peuvent facilement accéder à la salle de données depuis n’importe où et à tout moment, et toutes les données sont stockées de manière sécurisée et protégées contre tout accès non autorisé. Cela peut accélérer considérablement le processus de négociation et permettre de réaliser plus rapidement les synergies attendues.
- Partage et stockage sécurisés des documents confidentiels et autres données sensibles. La sécurité est la marque de fabrique des salles de données virtuelles. C’est précisément pour cette raison qu’elles constituent un meilleur choix que les solutions de stockage cloud traditionnelles pour traiter des transactions commerciales complexes.
- Collaboration efficace sur un projet ou une transaction. Tous les utilisateurs d’une salle de données virtuelle peuvent collaborer efficacement grâce aux sections questions-réponses et commentaires. Cela améliore la productivité globale de l’équipe et accélère la prise de décision.
- Gestion de plusieurs projets. Les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles permettent de gérer plusieurs projets à la fois : vous disposez ainsi d’un espace de données distinct pour chaque projet, avec différents niveaux d’accès et de documentation téléchargée. Cela est particulièrement utile lorsqu’une entreprise procède à une levée de fonds, par exemple. Vous pouvez disposer d’un espace de données distinct pour chaque investisseur potentiel sans qu’ils se chevauchent.
Structure de la salle de données
Les composants typiques de la structure d’une salle de données virtuelle comprennent généralement les éléments suivants :
- Tableau de bord. Une fois connectés, les utilisateurs accèdent généralement à un tableau de bord qui leur donne un aperçu des activités récentes, des notifications et des mises à jour importantes relatives à la salle de données.
- Structure des dossiers. La salle de données est organisée selon une structure hiérarchique de dossiers, similaire à un système de fichiers traditionnel, afin de classer et d’organiser les documents de manière logique. Cette structure imite souvent celle des salles de données physiques utilisées par le passé.
- Fonctionnalité de recherche. Grâce à la barre de recherche dédiée, les utilisateurs peuvent rapidement accéder au dossier ou au fichier souhaité dans la salle de données.
- Pistes d’audit. Une section dédiée présente un aperçu de l’activité de la salle de données. Des fonctionnalités complètes de journalisation et de reporting permettent de suivre l’activité des utilisateurs dans la salle de données, fournissant des informations sur qui a accédé à quels documents et à quel moment.
La création d’une structure claire et logique pour un espace de salle de données virtuelle garantit une gestion simple des données et une collaboration efficace sur de grands volumes de données.
Qui fournit des services de salles de données ?
En bref, les services de salles de transaction virtuelles sont fournis par des fournisseurs de salles de données virtuelles.
Les fournisseurs de VDR sont spécialisés dans le stockage et le partage de données, avec un accent particulier sur la sécurité. Afin de garantir la sécurité du flux de documents commerciaux, ils se conforment aux normes numériques requises et offrent un certain nombre de services et de fonctionnalités dédiés.
Le marché des salles de données virtuelles est en pleine croissance : il était estimé à 2,23 milliards de dollars en 2023 et devrait croître à un taux de croissance annuel composé de 12,6 % pour atteindre 5,76 milliards de dollars en 2032. Parallèlement, le nombre de fournisseurs de VDR augmente également, de sorte que l’utilisateur a toujours le choix lorsqu’il recherche une salle de données virtuelle de premier ordre.
Comparatif des fournisseurs de salles de données virtuelles — top 4
Maintenant, comparons les salles de données virtuelles proposées par différents fournisseurs leaders du secteur afin de vous aider à choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
À propos Ideals
Ideals est un fournisseur fiable de salles de données virtuelles qui compte environ 14 ans d’expérience.
Il est particulièrement apprécié par ses clients pour son extrême convivialité et ses services de marque blanche. Parmi les clients d’Ideals figurent Deloitte, American Airlines et Toyota.
Grâce aux différentes fonctionnalités de sécurité des documents, la possibilité de personnaliser une salle de données et une équipe d’assistance à la clientèle de qualité supérieure, Ideals est choisi dans de nombreux secteurs et répond aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises.
Avantages concurrentiels
Personnalisation
Vous pouvez personnaliser l’apparence générale de votre salle de données en ligne. Cela comprend le filigrane, le logo, l’en-tête et le pied de page, l’e-mail d’invitation, les paramètres linguistiques et les conditions d’accès.
Facilité d’utilisation
Ideals est un logiciel basé sur le cloud, ce qui signifie qu’aucun plugin supplémentaire n’est nécessaire. Cette salle de données propose également des applications mobiles Android et iOS et permet une connexion unique et un accès multilingue.
Service clientèle dévoué
Il existe trois principaux moyens de contacter l’équipe d’assistance : par e-mail, par téléphone et par chat. Les réponses sont rapides : 30 secondes par chat et jusqu’à 30 minutes par e-mail.
Tarification flexible
Ideals propose trois options tarifaires en fonction des besoins du client. Chaque formule comprend une liste de fonctionnalités auxquelles vous avez accès après votre inscription. Tous les nouveaux abonnés bénéficient également d’un essai gratuit de 30 jours.
Grande facilité d’utilisation et gestion des documents
Vous pouvez facilement télécharger des fichiers dans plus de 25 formats grâce à la fonction glisser-déposer et au téléchargement groupé. La recherche dans la documentation sera également simplifiée grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), la recherche en texte intégral et l’indexation automatique.
À propos Datasite
Datasite fournit un excellent service de salle de données dans environ 170 pays à travers le monde.
Les clients choisissent Datasite pour ses fonctionnalités de pointe: des outils de sécurité des données de premier ordre à l’assistance client réactive.
Datasite est principalement une salle de données dédiée aux fusions-acquisitions, car elle est spécialement conçue pour les opérations de fusion-acquisition, ce qui rend le l’ensemble du processus transactionnel simple et sécurisé.
Datasite est lemeilleur logiciel de salle de donnée pour les besoins des moyennes et grandes entreprises.
Avantages concurrentiels
Communication intégrée
Datasite propose une section Q&A intégrée qui permet de configurer le flux de travail, les rôles et les catégories en un clin d’œil.
Administrateurs illimités
Vous pouvez désigner autant d’administrateurs que nécessaire, avec des clients, des banques et un nombre illimité d’enchérisseurs, le tout inclus dans un seul prix.
Analyses et rapports
Pour contrôler l’ensemble du processus de fusion-acquisition, optez pour les services d’analyse proposés par Datasite. Ceux-ci comprennent des tableaux de bord automatisés que vous pouvez exporter et filtrer afin d’obtenir les informations dont vous avez besoin.
Facilité d’utilisation et téléchargement des données
Le téléchargement de volumes importants de données est facile sur le fournisseur Datasite VDR grâce aux fonctionnalités de glisser-déposer, de déplacement groupé et de renommage. Vous pouvez également télécharger des fichiers zip jusqu’à 50 Go.
Gestion fluide des données
La gestion des données est également simplifiée grâce à la recherche multilingue, à la reconnaissance optique de caractères (OCR), à l’aperçu des fichiers et aux catégories intelligentes basées sur l’IA.
À propos Citrix ShareFile
Citrix ShareFile est l’un des principaux fournisseurs de VDR pour les freelances, les startups, ainsi que les petites, moyennes et grandes entreprises.
ISi vous recherchez des salles de données virtuelles pour des fusions et acquisitions, le développement simple de votre entreprise ou toute autre transaction commerciale, Citrix ShareFile pourrait être une bonnesolution de salle de données.
Des clients issus de plus de 100 pays choisissent ce logiciel de salle de données virtuelle pour sa tarification flexible, sa sécurité avancée et ses nombreuses fonctionnalités de gestion des données.
Avantages concurrentiels
Personnalisation
Avec Citrix ShareFile, vous pouvez créer votre propre espace personnalisé qui reflète l’identité de votre entreprise. C’est exactement ce qui distingue les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles des options de stockage physique.
Intégration Office 365
Cette fonctionnalité permet d’automatiser le processus d’obtention des approbations et des commentaires. Elle permet également la co-édition et la gestion des versions des documents.
Tarification transparente et flexible
Citrix ShareFile propose quatre formules tarifaires qui diffèrent en termes de coût et d’ensemble de fonctionnalités fournies. Ainsi, chaque type d’entreprise peut obtenir ce dont il a besoin à un prix raisonnable. Tous les détails tarifaires sont également décrits sur le site web principal, ce qui témoigne d’une transparence totale.
Fonctionnalité de synchronisation des fichiers
Ce service vous permet de synchroniser les dossiers et fichiers de votre appareil local avec ceux d’un espace de stockage en ligne. Ainsi, toutes les modifications que vous effectuez sur votre ordinateur seront également affichées dans une salle de données virtuelle.
Stockage ultérieur
Les abonnés peuvent profiter d’un espace de stockage généreux d’environ 50 Go.
Facilité d’utilisation
Citrix ShareFile permet un accès facile et le partage de fichiers en quelques clics. De plus, il offre un plugin de messagerie pratique et la possibilité d’envoyer des fichiers volumineux sans aucun bug.
À propos DealRoom
DealRoom est l’une des meilleures salles de données et l’une des plus importantes, comme en témoignent la plupart des avis existants sur les salles de données virtuelles.
DealRoom garantit une expérience de fusion-acquisition fluide pour toutes les parties concernées. Cependant, cette salle de données VDR peut être utilisée à différentes fins : du simple stockage de données d’entreprise au partage de documents confidentiels lors de transactions commerciales.
Les clients choisissent DealRoom pour son interface conviviale et ses fonctionnalités de sécurité améliorées.
Avantages concurrentiels
Outils de collaboration
DealRoom vous permet d’envoyer des messages et d’attribuer des tâches aux utilisateurs VDR internes et externes.
Tableau de bord des activités
Vous pouvez suivre l’avancement de la transaction, obtenir des rapports complets sur l’activité des utilisateurs dans la salle de transaction et analyser leur engagement.
Gestion facile des données
Le téléchargement de fichiers est très simple grâce à la fonctionnalité glisser-déposer. Vous pouvez également configurer quatre niveaux d’autorisation d’accès et ajouter un filigrane pour renforcer la sécurité de vos données.
Intégrations tierces
DealRooms offre des options d’intégration avec des outils modernes tels que Slack, Salesforce, Google Apps, Microsoft Teams, Idaptive et Okta.
Modèles prédéfinis
La mise en place d’une salle de négociation est encore plus rapide grâce aux modèles prédéfinis proposés par DealRoom.
Les meilleures salles de données virtuelles pour les fusions-acquisitions
Salles de données virtuelles pour fusions et acquisitions
- Ideals Data Room
- Firmex Data Room
- Intralinks Dealspace
- Citrix Systems
- Merrill Datasite
- DealRoom Software
- Digify
Les salles de données en ligne pour les fusions-acquisitions sont essentiellement des salles de données utilisées pour les opérations de fusion-acquisition.
Le vendeur télécharge tous les documents requis concernant l’entreprise dans la salle de données en ligne afin que l’acheteur puisse examiner tous les détails avant de prendre une décision finale.
Naturellement, la sécurité et la confidentialité offertes par les fournisseurs de VDR pour les fusions-acquisitions sont ici primordiales, car une opération de fusion-acquisition suppose le partage d’informations sensibles avec d’autres parties.
En principe, tous les fournisseurs de VDR sont adaptés aux transactions de fusion-acquisition. Ainsi, lorsque vous comparez différents logiciels de salles de données afin de choisir celui qui vous convient le mieux, tenez compte des besoins de votre entreprise.
Les exigences générales pour un fournisseur de VDR pour fusions-acquisitions sont les normes de sécurité et les fonctionnalités. Les autres fonctionnalités dépendent de la taille de votre entreprise et de la durée de la transaction de fusion-acquisition.
Les grandes entreprises ont besoin d’un large éventail de fonctionnalités de gestion des documents, car elles traitent de grands volumes de données. De plus, plus le nombre d’utilisateurs de la technologie VDR est élevé, plus le besoin d’assistance technique d’un gestionnaire personnel est important.
Pour les petites entreprises, une formation en ligne sur l’utilisation du VDR et une liste de base des fonctions de gestion des documents suffisent. Pour les propriétaires de petites entreprises, le prix est plus important que pour les grandes entreprises. Par conséquent, le prix de départ de certains fournisseurs de salles de données électroniques peut commencer à partir de 900 dollars par mois, ce qui est coûteux pour les petites entreprises mais tout à fait acceptable pour les grandes entreprises.
Comment choisir un logiciel de salle de données en 6 étapes : guide de sélection
La recherche de la salle de données virtuelle adéquate est beaucoup plus simple lorsque vous disposez d’un guide de sélection des solutions VDR. Veuillez suivre ces recommandations pour trouver le fournisseur VDR qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise :
- Définissez vos besoins
- Réfléchissez aux fonctionnalités nécessaires
- Comparez les options
- Tenez compte de l’expérience du fournisseur de salles de données dans votre secteur d’activité
- Consultez les avis
- Demandez un essai gratuit
1. Définissez vos besoins
Chaque entreprise et chaque projet sont uniques. En fonction de votre objectif, de la taille de votre entreprise, des spécificités de votre secteur d’activité et de nombreux autres facteurs, vous devrez choisir entre des plans VDR prédéfinis et des solutions de salles de données virtuelles flexibles et personnalisées.
Pour affiner votre recherche, posez-vous les questions suivantes en vous basant sur deux catégories principales : les personnes et les données.
| Personnes | S’agit-il des principaux décideurs ou de l’ensemble de l’entreprise ? Quel niveau d’accès chaque membre aura-t-il ? Tous les utilisateurs potentiels de la VDR sont-ils à l’aise avec les technologies ? |
| Données | Quel est le volume de données que nous allons stocker ? Quels sont les principaux types de fichiers que nous utilisons dans nos communications professionnelles quotidiennes ? Quels niveaux de confidentialité l’organisation devra-t-elle respecter ? Quelles possibilités de téléchargement permettront un partage rapide des données ? |
2. Réfléchissez aux fonctionnalités nécessaires
Si vous utilisez une VDR pour la première fois, vous ne savez peut-être pas ce qui existe généralement sur le marché. À ce stade, il est important de comprendre la différence entre le stockage de données rudimentaire et la VDR. Alors que les solutions de stockage classiques proposent différentes approches pour la conservation des données, telles que le téléchargement, la consultation, le téléchargement et parfois des modifications mineures, les salles de données virtuelles vont bien au-delà, en particulier par rapport à une salle de données physique.
Dans le tableau ci-dessous, nous avons répertorié les fonctionnalités les plus courantes qu’un fournisseur de salles de données en ligne fiable devrait offrir.
| Gestion des documents | Glisser-déposer et téléchargement groupé. Le glisser-déposer et le téléchargement groupé sont des fonctionnalités classiques des salles de données qui permettent de télécharger des fichiers en masse et en un seul clic. Recherche avancée. Elle permet de trouver n’importe quel élément en quelques secondes. Cela est généralement possible grâce à des filtres de recherche avancés, des balises, des étiquettes et l’outil de reconnaissance optique de caractères, qui effectue une recherche en texte intégral dans tous les fichiers. Indexation automatique et numérotation automatisée des index. Lorsque vous téléchargez de nombreux fichiers et dossiers, ils sont tous regroupés automatiquement dans une structure claire de la salle de données et forment un index de la salle des données numéroté. |
| Sécurité | Filigrane dynamique. Cette fonctionnalité permet d’afficher des filigranes numériques sur chaque document lorsqu’il est consulté, téléchargé ou imprimé. Rédaction. Il s’agit de l’une des fonctionnalités avancées offertes par les VDR. Elle permet de masquer certaines zones des fichiers afin de préserver la confidentialité des informations personnelles identifiables. Affichage en mode cloisonné. Il s’agit également d’une des fonctionnalités avancées offertes par les salles de données. Lorsqu’elle est activée, l’utilisateur ne voit qu’une partie du document, le reste étant masqué par un affichage numérique. Elle empêche également la capture d’écran. Certifications de sécurité. Les salles de données les plus fiables sont certifiées au minimum ISO 27001, SOC 1/2/3, GDPR et HIPAA. |
| Sécurité d’accès | Autorisations d’accès granulaires. Les administrateurs peuvent définir certains niveaux d’accès afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux documents, les imprimer ou les télécharger. Authentification multifactorielle. La plupart des salles de données proposent une authentification à deux facteurs, qui permet aux utilisateurs de vérifier leur identité en saisissant un code SMS lorsqu’ils accèdent aux salles de données virtuelles. Restrictions d’accès en fonction de l’heure et de l’adresse IP. Les administrateurs peuvent restreindre l’accès à certaines adresses IP ou définir des périodes limitées pour la consultation des documents. |
| Gestion des utilisateurs | Invitation groupée d’utilisateurs. Cela permet d’inviter un grand nombre d’utilisateurs en un seul clic. Configuration facile des groupes. Les administrateurs peuvent créer des groupes avec différents privilèges d’accès afin que chacun puisse accéder uniquement aux fichiers dont il a besoin. Notifications. Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications concernant les documents téléchargés et supprimés, ainsi que certaines activités au sein des salles de données. |
| Expérience utilisateur | Interface multilingue. Plus les salles de données virtuelles prennent en charge de langues, mieux c’est. Cela correspond également au service client : les meilleures salles de données parlent la langue de leurs clients. Outils tiers intégrés. Les intégrations telles que Slack, Zoom ou OneDrive rendent la collaboration au sein des salles de données plus efficace. Démonstration gratuite. Il est très appréciable que les prospects aient la possibilité de découvrir les services des salles de données virtuelles avant de souscrire un abonnement. Applications de bureau et mobiles. Les salles de données qui permettent de travailler sur des transactions depuis tous les appareils figurent sans aucun doute parmi les choix préférés des clients. |
| Rapports | Journaux d’audit. Un journal d’audit permet d’enregistrer toutes les actions effectuées dans les salles de données et de garantir la conformité interne. Rapports personnalisés. Pour une collaboration plus efficace, les administrateurs ont la possibilité de suivre l’activité des utilisateurs afin de suivre les actions effectuées dans les salles de données et de créer des rapports personnalisés sur toutes les activités du groupe. |
| Personnalisation | Apparence générale. Les utilisateurs peuvent ajouter les couleurs et les logos de leur marque aux salles de données, ce qui est impossible lors de l’échange de documents dans un espace physique. Filigranes personnalisables. Les utilisateurs peuvent personnaliser le contenu des filigranes et leur mode d’affichage (lors de la consultation, du téléchargement ou de l’impression). Accord de confidentialité personnalisable. Les administrateurs peuvent définir certaines conditions d’utilisation que chaque utilisateur devra accepter pour accéder aux salles de données. |
3. Comparez les options
Il existe de nombreux fournisseurs de services de salles de transaction virtuelles sur le marché, et en choisir un peut s’avérer difficile. C’est pourquoi il est recommandé de comparer minutieusement plusieurs fournisseurs afin de sélectionner celui qui correspond le mieux à votre entreprise.
Lorsque vous comparez des solutions de salles de données virtuelles, tenez compte des facteurs suivants.
Sécurité
La variété des fonctionnalités de sécurité des données et des accès est souvent un facteur déterminant dans le choix d’un fournisseur de VDR. Soyez attentif à des éléments tels que l’authentification à deux facteurs, l’expiration des accès, les différents niveaux d’autorisation et les restrictions d’accès basées sur l’adresse IP. Vérifiez également les certificats de conformité du fournisseur. Recherchez des solutions de salles de données virtuelles qui disposent de certifications telles que SOC 1 et SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR et PCI DSS.
Déploiement
Chaque VDR offre un certain niveau d’adaptabilité en termes de systèmes d’exploitation et d’appareils. La solution idéale sera tout aussi fonctionnelle sur toutes les plateformes les plus utilisées, iOS, Android, Windows, Linux ou macOS, sans nécessiter de plugins supplémentaires. Vérifiez également les emplacements proposés pour l’hébergement des données. La majorité des fournisseurs utilisent des clouds publics et plusieurs centres de données internationaux, mais certains d’entre eux peuvent également proposer un stockage physique et des centres de données préférables pour l’utilisateur.
Assistance
Vous pouvez juger de l’efficacité d’un fournisseur donné en fonction de la disponibilité de son service client, de ses canaux de contact et de son temps de réponse. Optez pour des fournisseurs dont le service client peut communiquer en plusieurs langues et est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par chat en direct, téléphone ou e-mail.
Gestion des utilisateurs
Le fournisseur de VDR que vous choisirez vous donnera la possibilité de restreindre l’accès en fonction de l’emplacement ou du rôle, d’établir plusieurs niveaux d’accès et de surveiller l’activité de tous les utilisateurs au sein de la plateforme. Pour garantir une expérience efficace pour tous, recherchez des fonctionnalités telles que les invitations groupées, les autorisations d’affichage Excel personnalisables, les notifications aux utilisateurs et la configuration simplifiée des groupes.
Interface
L’interface d’une VDR doit être claire, intuitive et aussi compréhensible pour le directeur financier que pour le comptable débutant. Une VDR dotée d’une interface bien pensée doit offrir de nombreuses options de déploiement, une connexion unique pour tous les projets et une navigation pratique parmi des milliers de fichiers. Outre une interface utilisateur simple et complète, vous pouvez également tirer parti de la personnalisation de la VDR. Recherchez des fournisseurs qui permettent de personnaliser le logo, les conditions générales et l’apparence générale de la salle de données.
Tarification
Les fournisseurs de VDR modernes proposent plusieurs modèles de tarification :
- Par stockage. Vous payez pour la quantité de stockage dont vous avez besoin.
- Par page. Vous payez pour chaque page de données que vous téléchargez dans la salle de données.
- Par utilisateur. Vous payez pour chaque utilisateur que vous invitez dans la salle de données.
- Forfait mensuel. Vous payez un prix fixe mensuel ou annuel en fonction des services fournis.
En général, les fournisseurs de VDR proposent soit un forfait mensuel, soit une combinaison de plusieurs modèles de tarification.
4. Tenez compte de l’expérience du fournisseur de salles de données dans votre secteur d’activité
La plupart des salles de données virtuelles disposent d’une section dédiée sur leur site web où elles partagent des témoignages ou des expériences de clients. Vous pouvez ainsi vérifier les secteurs dans lesquels un fournisseur de VDR a travaillé et comment il a aidé ses clients à résoudre leurs problèmes.
Pour obtenir la meilleure solution VDR, vous devez naturellement rechercher un fournisseur qui possède une expérience dans votre secteur. Par exemple, si vous avez besoin d’une salle de données virtuelle pour une due diligence, optez pour un fournisseur spécialisé dans les fusions-acquisitions ou la finance.
5. Consultez les avis
Recherchez des sites tiers pour obtenir des informations plus détaillées sur les fournisseurs de VDR. Consultez les avis des clients sur des plateformes telles que Trustpilot ou Software Advice, ainsi que l’avis des employés sur l’entreprise sur Glassdoor, par exemple. En tenant compte à la fois des avis internes et externes sur les salles de données virtuelles, vous vous ferez une bonne idée de l’efficacité et de l’éthique du VDR.
6. Demandez un essai gratuit
Avant de faire votre choix final parmi les fournisseurs envisagés, profitez de leurs services gratuitement pendant au moins un mois. Contrairement aux salles de données physiques, la plupart des salles de transaction virtuelles modernes offrent des essais gratuits.
Pendant la période d’essai gratuit de la salle de données, vous devriez vous faire une idée de l’adéquation entre vos besoins et la VDR choisie. En outre, vous pouvez utiliser cette période gratuite pour préparer les procédures futures, télécharger et organiser tous les documents et définir les restrictions d’accès appropriées.
Les 14 principales utilisations des logiciels de salles de données
Les salles de données virtuelles sont utilisées dans presque toutes les situations où vous devez donner à des tiers un accès confidentiel à certaines données sensibles de l’entreprise.
Dans le domaine des affaires, les cas d’utilisation les plus courants des salles de données sont les suivants :
- Fusions et acquisitions
- Référentiel d’entreprise
- Fabrication
- Propriété intellectuelle
- Syndication de prêts
- Procédures judiciaires
- Comptabilité
- Gestion immobilière
- Introduction en bourse (IPO)
- Levée de fonds
- Capital-investissement
- Faillite et restructuration
- Sciences de la vie
- Banque
1. Fusions et acquisitions
La salle de données virtuelle M&A est principalement utilisée lors du processus de diligence raisonnable d’une transaction financière, lorsque les acheteurs potentiels examinent de grands volumes de documents.
Une salle de données pour les fusions et acquisitions permet de partager vos informations confidentielles en toute sécurité, sans risque de fuite.
Grâce à la mise en place d’un logiciel de salle de données virtuelle, vous facilitez le processus de diligence raisonnable et augmentez les chances de conclure la transaction plus rapidement et plus efficacement. Et même si la transaction échoue, les données de votre entreprise restent protégées et confidentielles.
2. Référentiel d’entreprise
Le logiciel VDR est la meilleure solution pour stocker de grandes quantités d’informations d’entreprise. Il assure la gestion du cycle de vie de votre documentation commerciale et vous permet d’en garder le contrôle total. Vous pouvez stocker des fichiers dans presque tous les formats : des vidéos aux présentations, etc.
De plus, la plupart des fournisseurs de salles de données offrent la possibilité d’obtenir des rapports sur l’activité globale de la salle de données en ligne, ce que les salles de données physiques traditionnelles ne peuvent pas offrir. Cela vous permet de surveiller tous les processus de l’entreprise et de les améliorer en temps utile lorsque cela est nécessaire.
3. Industrie manufacturière
L’industrie manufacturière est toujours liée à des contrats et des projets de plusieurs milliards de dollars. Il est évident que des transactions aussi importantes nécessitent une gestion efficace et la confidentialité.
Les salles de données permettent non seulement de faciliter la collaboration et la distribution de documents sensibles lors de transactions dans le domaine de la fabrication, mais elles offrent également un niveau élevé de sécurité pour tous les documents confidentiels partagés.
4. Propriété intellectuelle
Plusieurs avocats spécialisés dans les salles de données sécurisées veillent à ce que tous les brevets, droits d’auteur, secrets commerciaux et marques déposées soient protégés contre tout accès non autorisé.
Cela est particulièrement important lorsque les entreprises doivent divulguer des données confidentielles dans le cadre de partenariats ou d’opérations de fusion-acquisition.
5. Syndication de prêts
Lors de la gestion d’un processus de syndication de prêts, il est important pour l’emprunteur de préserver la confidentialité de toutes les informations sensibles. D’autre part, le prêteur souhaitera avoir facilement accès à tous les documents afin d’analyser les antécédents de crédit de l’emprunteur, d’évaluer la facilité et de commenter les conditions proposées. Le partage sécurisé de fichiers et une collaboration efficace sont exactement ce qu’offrent les solutions VDR.
6. Procédures judiciaires
Au cours d’un litige, un niveau de sécurité élevé est extrêmement important, car de nombreux documents confidentiels sont généralement impliqués. La plupart des fournisseurs de VDR modernes proposent une gamme de services de sécurité visant à protéger les données de leurs clients, c’est pourquoi les VDR sont souvent utilisées dans le cadre de procédures judiciaires.
7. Comptabilité
La comptabilité implique de travailler avec de nombreuses données financières sensibles. C’est pourquoi la sécurité de ces données est primordiale. C’est ce que peuvent offrir les salles de données.
Grâce aux VDR, vous pouvez échanger des documents sans craindre qu’ils ne soient consultés par des tiers.
8. Gestion immobilière
Le secteur de l’immobilier nécessite le partage de nombreux documents avec des acheteurs potentiels.
C’est pourquoi les agents immobiliers tirent parti de la technologie sécurisée des VDR. Vous pouvez télécharger tous les fichiers nécessaires dans la salle de données virtuelle afin que les clients potentiels puissent les consulter avant la conclusion de la transaction. En outre, la fonction de signature électronique proposée par la plupart des fournisseurs de VDR élimine le besoin d’organiser de nombreuses réunions hors ligne et accélère les transactions immobilières.
9. Introduction en bourse (IPO)
Lorsque vous décidez d’entrer en bourse, vous devez rassembler et divulguer une quantité considérable de documents relatifs à votre entreprise.
Étant donné que non seulement les investisseurs potentiels, mais également d’autres experts tiers tels que les souscripteurs auront accès à vos données, des mesures de sécurité importantes sont nécessaires.
Les services de salles de données virtuelles constituent la solution à ce problème.
10. Levée de fonds
La levée de fonds est également un processus complexe et fastidieux. Pour attirer des investisseurs et obtenir des fonds, vous devez fournir toutes les informations nécessaires sur votre entreprise.
Avec la meilleure VDR, cela est facile grâce à un téléchargement fluide et une gestion des données simple.
De plus, les processus de diligence raisonnable sont simplifiés et améliorés, car tous les investisseurs potentiels et autres parties intéressées peuvent accéder à vos fichiers depuis n’importe où via un lien sécurisé. En outre, la plupart des fournisseurs proposent une section « Questions-réponses » où les utilisateurs peuvent poser toutes leurs questions et obtenir des réponses rapides.
11. Capital-investissement
Les sociétés de capital-investissement ont besoin de solutions VDR pour stocker de manière sécurisée et efficace tous les contrats de fusion-acquisition ainsi que d’autres documents sensibles.
Souvent, ces entreprises ont plusieurs transactions potentielles en cours. C’est pourquoi un logiciel VDR fiable est extrêmement utile pour gérer plusieurs projets simultanément.
12. Faillite et restructuration
Lorsqu’une entreprise est en faillite et en cours de restructuration, chaque détail compte.
Les meilleures salles de données virtuelles permettent de stocker d’énormes quantités d’informations en un seul endroit. De plus, étant donné que l’ensemble du processus implique des parties intéressées provenant de différents endroits ou départements, un niveau élevé de sécurité et une collaboration efficace sont souhaitables. C’est également ce qu’offrent les salles de transaction virtuelles.
13. Sciences de la vie
La principale préoccupation des entreprises modernes du secteur de la santé et des biotechnologies est la sécurité totale de leurs données confidentielles, telles que les résultats de diverses recherches et les informations sur les patients.
C’est également la raison pour laquelle elles optent pour les services VDR. Les salles de données virtuelles simplifient l’ensemble du processus scientifique grâce à leurs nombreuses fonctionnalités de sécurité, leurs outils de collaboration et leur accès 24 heures sur 24.
14. Banque
Le secteur bancaire, en particulier la banque d’investissement, est le domaine d’application le plus courant des solutions VDR.
Les banques et autres institutions financières ont toujours des montagnes d’informations sensibles à stocker, qu’il s’agisse de données sur les transactions financières ou de contrats commerciaux. Les salles de données électroniques offrent un stockage cloud sécurisé pour toutes ces données.
Les principaux fournisseurs de salles de données permettent également une collaboration simple entre les parties concernées, un accès facile à tout moment de la journée et une équipe d’assistance dédiée, prête à vous aider en cas de besoin.
FAQ
Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?
Une data room virtuelle (DRV) est une plateforme en ligne sécurisée permettant de stocker et de partager des informations confidentielles lors de transactions financières ou commerciales. Elle est généralement utilisée pour faciliter le processus de diligence raisonnable dans les opérations de fusion et d’acquisition.
À quoi sert une data room virtuelle ?
Le plus souvent, une data room virtuelle est utilisée pour les fusions et acquisitions, la diligence raisonnable, le partage et le stockage sécurisés de fichiers, la gestion immobilière, l’introduction en bourse (IPO), la levée de capitaux, le capital-investissement, la gestion des risques réglementaires et la gestion des documents juridiques. Une data room virtuelle peut être utilisée pour tout secteur d’activité nécessitant une plateforme sécurisée pour partager et collaborer sur des documents.
Quels sont les avantages d’une data room virtuelle ?
Les principaux avantages d’une data room virtuelle sont un niveau élevé de protection des données, un accès facile de n’importe où dans le monde, un gain de temps, le travail avec les données de plusieurs utilisateurs en même temps, un contrôle total sur les utilisateurs et les données, la fonctionnalité et la transparence, et la réduction des coûts.