Revue des fournisseurs de data rooms virtuelles - Virtual Data Rooms

Comment choisir un logiciel de data rooms : Guide de sélection

Si la recherche de la bonne DRV demande beaucoup de temps et d’efforts, le processus n’est pas nécessairement difficile, surtout si vous suivez notre guide de sélection des solutions de data rooms virtuelles. 

L’identification de votre objectif joue un rôle important dans le choix de la solution de data room virtuelle la mieux adaptée à votre entreprise. Une fois que votre intention est claire, vous pouvez passer aux étapes spécifiques de la sélection d’un fournisseur de DRV compétent pour vos besoins.

Que faut-il prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de data room ?

Il existe de nombreuses sociétés de data rooms virtuelles sur le marché actuel. Pour comparer avec succès les options disponibles et choisir le meilleur logiciel de data room pour votre cas, vous devez vous concentrer sur plusieurs critères distincts et poser les bonnes questions. 

Présence et expérience sur le marché 

Les fournisseurs de data room en ligne ayant des décennies d’expérience ont un certain avantage sur ceux qui ont vu le jour ces dernières années. En explorant l’histoire de plusieurs fournisseurs de services de data room virtuelle, vous pouvez obtenir la preuve de leur légitimité et de leur fiabilité, de leur capacité à s’adapter aux diverses conditions du marché et de leurs innovations continues.

Questions à poser :

• Depuis combien de temps êtes-vous un fournisseur de logiciels de data room virtuelle ?
• Avez-vous obtenu des prix ou une reconnaissance au niveau du secteur au cours de votre activité ?
• Comment votre entreprise a-t-elle évolué depuis le moment de sa création ?

Expertise dans votre secteur d’activité 

Même si l’entreprise de data room virtuelle existe depuis 20 ans, elle n’apportera pas grand-chose si elle n’a jamais travaillé sur des cas similaires au vôtre. Prêtez attention à la taille des entreprises, aux secteurs d’activité et aux types de projets que les différents prestataires de services de DRV traitent habituellement. 

Questions à poser :

• Quels sont les secteurs qui bénéficient le plus de vos services de DRV ?
• Quelles entreprises similaires à la mienne ont utilisé votre data room numérique ?
• Existe-t-il des exemples d’études de cas montrant comment des clients existants bénéficient de votre solution (et leur évaluation le cas échéant)?
• Serez-vous en mesure d’adapter vos services de data room virtuelle si mon entreprise change de secteur d’activité, se développe ou perd de sa taille actuelle ?

Conformité en matière de sécurité 

Les meilleurs fournisseurs de data room ont tendance à être transparents quant à leur approche de la conservation des données, ce qui rend la comparaison un peu plus facile. Votre tâche consiste à évaluer le niveau de sécurité sous deux angles : matériel et logiciel.

Matériel informatique	Logiciel
Les fournisseurs mondiaux de virtual data room disposent généralement de plusieurs installations de serveurs placées à des endroits stratégiques, qui respectent des réglementations strictes et sont soumises à des audits constants par des tiers.	L’aspect logiciel des services data room en ligne tourne autour des protocoles et des fonctionnalités associés au traitement des données sensibles et des documents confidentiel (cryptage, authentifications, mots de passe, permission d’accès).

Questions à poser :

• Quels sont les emplacements de vos serveurs de données, et qui les gère ?
• Qui effectue les audits de sécurité de vos solutions de data room virtuelles et à quelle fréquence ?
• Quelle est la pertinence de vos certifications de sécurité et de vos conformités actuelles (niveau de confiance par rapport aux normes de sécurité)?
• Quel niveau de contrôle aurai-je sur les paramètres de sécurité de ma data room virtuelle ?
• Quel est le temps de fonctionnement garanti par votre garantie d’accord de niveau de service?

Fonctions de déploiement

Veillez à ce que la data room que vous choisissez puisse s’adapter avec succès et facilité à divers appareils, plateformes et systèmes. Prenez en compte la possibilité de personnalisation de l’interface. Les options de déploiement standard sont l’accès Web/SaaS, les applications de bureau pour Windows, Mac ou Linux, et les applications pour smartphone pour iOS et/ou Android. Et plus les choix sont nombreux, mieux c’est.

Questions à poser :

• Quels systèmes d’exploitation et quels appareils puis-je utiliser pour accéder à ma data room ?
• Quelles sont les différences de fonctionnalité entre l’expérience complète et la version smartphone ?
• Le niveau de sécurité est-il le même pour toutes les méthodes d’accès ?

Politique de tarification 

Quelle que soit l’approche tarifaire des différents fournisseurs de data rooms virtuelles, vous devez avoir une vision claire du retour sur investissement final. La valeur spécifique des différentes solutions de DRV dépend de votre secteur d’activité et du type de projet. Par exemple, les fournisseurs de data room pour les fusions et acquisitions peuvent facturer plus que d’autres en raison de la nature des transactions à fort enjeu et des exigences de sécurité très particulières. 

Questions à poser :

• Comment calculez-vous le coût de vos data room électroniques ?
• Quelle est la fréquence des paiements, et bénéficierai-je d’un taux réduit à long terme ?
• Existe-t-il une option permettant de passer d’un abonnement à un autre (le cas échéant) ?
• Proposez-vous une période d’essai gratuite de la data room virtuelle ? Si oui, quelle est sa durée et quelles sont les fonctionnalités incluses ?

Assistance technique 

Les meilleurs fournisseurs de data room virtuelles offrent toujours une assistance en direct 24/7/365 à leurs utilisateurs. Assurez-vous que l’équipe du fournisseur est accessible via plusieurs canaux, qu’elle fournit une assistance dans votre langue, qu’elle répond à toute demande dans un délai raisonnable et qu’elle propose de former vos coéquipiers, quelle que soit leur expérience préalable des data room en ligne.

Questions à poser :

• Comment et à quelles heures puis-je joindre l’équipe d’assistance ?
• Quel niveau de formation est inclus dans le prix que je paie, et est-il possible d’en demander davantage ?
• Votre équipe m’aidera-t-elle à mettre en place ma data room virtuelle ?

Jeux de fonctions

La meilleure façon de comparer les data rooms virtuelles est de diviser l’évaluation de chaque fournisseur en plusieurs sections. Une fois que vous avez examiné les aspects décrits ci-dessus, il est temps de faire un zoom sur les caractéristiques spécifiques des différentes data rooms en ligne.

Le meilleur logiciel de DRV doit offrir suffisamment de fonctionnalités dans les catégories suivantes :

• Sécurité des documents – configuration des mécanismes de protection au niveau des fichiers.
• Mise à jour – mise à jour et actualisation des fonctionnalités de la data room virtuelle.
• Sécurité d’accès – régulation et contrôle des niveaux d’accès de tous les utilisateurs.
• Conformité à la sécurité des data rooms virtuelles – certificats spécifiques au secteur.
• Gestion documentaire – capacité à exploiter des formats de fichiers polyvalents et à organiser efficacement la data room.
• L’expérience utilisateur – l’intuitivité générale et la facilité d’utilisation de la plateforme (consultez les commentaires d’utilisateurs en ce sens).
• Gestion des utilisateurs – superviser et contrôler l’activité des utilisateurs.
• Assistance clientèle – fournir une assistance opportune via plusieurs canaux. 
• Vitesse et disponibilité du logiciel – les performances globales de la data room numérique. 
• Personnalisation de la data room – une option permettant d’adapter le logiciel de la data room virtuelle.
• Questions / Réponses – gestion pratique et simple des demandes de renseignements.

Plus loin, vous pourrez explorer plus en détail les catégories de fonctionnalités ci-dessus et découvrir la valeur particulière de chaque fonction. Pour vous faciliter la tâche, voici une liste de contrôle récapitulative de ce qu’il faut rechercher pour choisir le meilleur logiciel de DRV.

Liste de contrôle pour comparer les salle de données virtuelles

Réduisez la liste des meilleures data rooms et faites le choix le plus optimal pour votre projet en vérifiant si le fournisseur offre les éléments suivants :

• Au moins 5 ans d’expérience du marché des
  data rooms virtuelles
• Les étapes importantes du développement, telles que les acquisitions, les innovations et les expansions.
• Capacité à aider des entreprises de votre taille et de votre secteur d’activité
• Expérience avancée dans le traitement de projets similaires au vôtre
• Des noms de sociétés familiers dans le dossier des clients précédents
• Emplacement pratique et sécurisé des centres de données
• Audits de sécurité des
  data rooms effectués par des tiers
• Certifications et conformités requises dans votre secteur
• Garantie d’un temps de fonctionnement du serveur d’au moins 99,5 %.
• Un module de déploiement polyvalent, y compris votre méthode préférée
• Un retour sur investissement satisfaisant basé sur le ratio prix/valeur.
• Pas de frais cachés ou prêtant à confusion, prix transparent
• Période d’essai
  gratuite des services de DRV pendant au moins 14 jours
• Efficacité du service client et assistance multilingue 24/7/365 avec des temps de réponse courts
• Des canaux de contact de support technique
• Formation gratuite et assistance à la mise en place de la
  data room virtuelle
• Présence d’un retour d’information récent et pertinent sur des plateformes indépendantes (commentaires d’utilisateurs)
• Témoignages de clients précédents disponibles
• Des ensembles de fonctionnalités adéquats dans toutes les catégories :
  
  • Sécurité des documents
  • Sécurité d’accès
  • Conformité en matière de sécurité
  • Gestion documentaire
  • Expérience utilisateur
  • Gestion des utilisateurs
  • Service de support client
  • Vitesse et disponibilité
  • Personnalisation et simplicité d’utilisation

Le moyen le plus efficace d’appliquer la liste de contrôle ci-dessus est un essai gratuit. Contactez les fournisseurs de data room en ligne présélectionnés pour vérifier si vous disposez d’une telle option. Et pour vous aider à sélectionner les bons candidats, nous avons élaboré un guide détaillé que vous trouverez ci-après.

Les meilleures data rooms virtuelles pour les fusions et acquisitions

Les data rooms en ligne M&A sont essentiellement des data rooms utilisées pour les opérations de fusion et d’acquisition. 

Fondamentalement, toutes les sociétés de virtual data room conviennent aux opérations de fusion et d’acquisition. Ainsi, lorsque vous choisissez le fournisseur de DRV, tenez compte des besoins de votre entreprise. 

Les exigences générales pour un fournisseur de data room de fusion et d’acquisition sont les normes et les caractéristiques de sécurité. Le reste des fonctionnalités dépend de la taille de votre entreprise et de la durée de l’opération de fusion et d’acquisition.

Les grandes entreprises ont besoin d’un très large éventail de fonctionnalités de gestion documentaire, car elles travaillent avec de gros volumes de données. En outre, plus le nombre de personnes utilisant la technologie des data rooms virtuelles est élevé, plus le besoin de soutien technique d’un gestionnaire personnel est important.

Alors que pour les petites entreprises, une formation en ligne sur l’utilisation de la DRV et une liste de base des fonctions de gestion documentaire sont suffisantes. Pour les propriétaires de petites entreprises, le prix d’une data room est plus important que pour les grandes entreprises. Par conséquent, le prix de départ de certains fournisseurs peut commencer à 900 $ par mois, ce qui sera cher pour les petites entreprises et tout à fait acceptable pour les grandes entreprises.

Utilisation du logiciel de data room

De toute évidence, les data rooms virtuelles sont largement utilisées dans de nombreux secteurs et entreprises. C’est la meilleure solution lorsque vous avez besoin d’un référentiel fiable pour stocker en toute sécurité les données sensibles de votre entreprise et gérer des transactions importantes. 

Néanmoins, vous trouverez ci-dessous les cas d’utilisation les plus courants data rooms.

• Diligence raisonnable (due diligence)
• Fusions et acquisitions (fusions acquisitions)
• Analyse de la documentation de l’entreprise
• Créer un dépôt de documents d’entreprise
• Réaliser un audit avant une opération de fusion et d’acquisition (M&A)
• Préparation des documents pour l’introduction en bourse de la société
• Communication avec les investisseurs
• Procédures de faillite et de restructuration
• Analyse du code sans le risque que vous courez en le transférant à d’autres contractants.

La toute première étape du filtrage des solutions de data rooms virtuelles possibles consiste à définir votre objectif principal. Le traitement des données sensibles s’applique à de nombreux scénarios d’utilisation différents, et les spécificités de chacun d’entre eux doivent correspondre aux fonctionnalités et caractéristiques de la DRV. 

Pour vous donner une idée générale, voici les implémentations les plus courantes des solutions de data room virtuelle.

FUSIONS ET ACQUISITIONS

La data room virtuelle M&A est surtout utilisée pendant le processus de due diligence et le traitement de l’opération, lorsque les acheteurs potentiels examinent de gros volumes de documentation, mais également à toutes les étapes de la fusion acquisition.

Une data room pour les fusions et acquisitions permet de partager en toute sécurité vos informations confidentielles  et fichiers sans aucune fuite possible. 

Grâce à la mise en œuvre d’un logiciel de data room virtuelle, vous augmentez vos chances de conclure l’affaire plus rapidement et plus efficacement. Et même si l’affaire échoue, les données de votre entreprise restent protégées et non divulguées.

Dépôt d’entreprise

Le logiciel de DRV est la meilleure solution pour stocker d’énormes quantités d’informations d’entreprise, quelle que soit la taille de votre société. Il assure la gestion du cycle de vie de la documentation de votre entreprise et vous permet d’en prendre le contrôle total. Vous pouvez stocker des fichiers de presque tous les formats : des vidéos aux présentations et plus encore.

En outre, la plupart des fournisseurs de data room offrent la possibilité d’obtenir des rapports sur le fonctionnement de vos documents et sur les actions entreprises par les utilisateurs dans la data room en ligne. Cela vous permet de surveiller tous les processus de l’entreprise et de les améliorer en temps voulu lorsque cela est nécessaire.

Gestion des biens immobiliers

Le secteur des biens immobiliers exige de partager de nombreux documents avec les acheteurs potentiels. 

C’est pourquoi les agents immobiliers profitent de la technologie sécurisée de la DRV. Vous pouvez télécharger tous les fichiers nécessaires dans la data room virtuelle afin que les clients potentiels puissent les examiner avant la conclusion de la transaction. En outre, la fonction de signature électronique proposée par la plupart des fournisseurs de data room virtuelle évite d’avoir à organiser de nombreuses réunions hors ligne et accélère les transactions immobilières.

Offre publique initiale (IPO)

En décidant d’entrer en bourse, vous devez être prêt à rassembler et à divulguer d’énormes quantités de documents relatifs à votre entreprise. Comme dans le cas d’une procédure de fusion-acquisition, il s’agit d’un processus qui prend énormément de temps. 

Dans la mesure où non seulement les investisseurs potentiels mais aussi d’autres experts tiers tels que les souscripteurs auront accès à vos données, les mesures de sécurité sont importantes. 

Les services de data room virtuelle sont la solution à ces deux problèmes.

Levée de fonds

La collecte de fonds est également un processus compliqué qui demande beaucoup d’efforts. Pour attirer les investisseurs et obtenir des fonds, vous devez fournir toutes les informations nécessaires sur votre entreprise. 

Avec la meilleure data room, c’est facile à faire grâce au téléchargement fluide et à la gestion simple des données. 

De plus, la diligence raisonnable est simplifiée et améliorée, car tous les investisseurs potentiels peuvent accéder à vos fichiers de n’importe où dans le monde via un lien sécurisé. En outre, la plupart des fournisseurs de data room virtuelle proposent une section de questions-réponses où les utilisateurs peuvent poser toutes leurs questions et obtenir des réponses rapides.

Capital-investissement

Les sociétés de capital-investissement ou de capital risque ont besoin de solutions de data room virtuelle pour stocker avec succès et en toute sécurité tous les contrats de fusions et acquisitions ainsi que d’autres documents sensibles. 

Souvent, ces entreprises ont plusieurs affaires potentielles en cours. C’est pourquoi un logiciel de data room fiable est important pour gérer plusieurs projets simultanément.

Faillite et restructuration

Lorsqu’une entreprise est en faillite et qu’elle est en train de restructurer la gestion du projet, chaque détail compte. 

Les meilleures data rooms virtuelles permettent de stocker d’énormes quantités d’informations en un seul endroit. De plus, étant donné que l’ensemble du processus implique des parties provenant de différents sites ou départements, un niveau élevé de sécurité et une collaboration efficace sont souhaités. C’est ce que les data rooms virtuelles offrent également.

Sciences du vivant

La principale préoccupation des entreprises modernes du secteur des sciences de la vie est la sécurité totale de leurs données confidentielles, telles que les divers résultats de recherche et les informations sur les patients. 

C’est aussi la raison pour laquelle ils optent pour les services de DRV. Les data rooms virtuelles simplifient l’ensemble du processus scientifique grâce aux nombreuses fonctions de sécurité, aux outils de collaboration et à l’accès 24 heures sur 24. 

Banque 

La banque, notamment la banque d’investissement, est le cas d’utilisation le plus courant des solutions de DRV. 

Les banques et autres institutions financières ont toujours des piles d’informations sensibles à stocker : des transactions financières aux contrats commerciaux. Les data rooms électroniques offrent un stockage sécurisé dans le cloud pour toutes ces données.

Les meilleurs fournisseurs de data room permettent également une collaboration directe entre les parties concernées, un accès facile à tout moment de la journée et une équipe d’assistance dédiée prête à aider en cas de besoin.

Comment se forme le classement des data rooms virtuelles ?

Pour faire face à ce modèle de comportement sur ce site particulier, nous avons recueilli toutes les informations disponibles auprès de sources ouvertes afin de créer la base de l’évaluation actuelle des data rooms électroniques. Afin de fournir une évaluation cohérente, nous mettons en place une échelle de notation à cinq étoiles basée sur le score moyen de chacun des indicateurs :

Le classement ci-dessous indique le résultat final de cette évaluation. Il est mis à jour mensuellement. Le classement des DRV comprend les éléments suivants :

Ce site présente une évaluation en ligne indépendante des data rooms virtuelles. Nous avons rassemblé ici tous les fournisseurs de data rooms en ligne qui travaillent avec les meilleures entreprises du monde. La méthodologie qui sous-tend l’évaluation est une évaluation moyenne agrégée. Nous avons créé ce classement parce que les avis publiés sur un seul site Web peuvent être biaisés, car les entreprises récompensent souvent leurs clients qui laissent des avis positifs sur les data rooms virtuelles.

FAQ

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?

Une data room virtuelle (DRV) est une plateforme en ligne sécurisée permettant de stocker et de partager des informations confidentielles lors de transactions financières ou commerciales. Elle est généralement utilisée pour faciliter le processus de diligence raisonnable dans les opérations de fusion et d’acquisition.

Comment choisir un fournisseur de data room ?

Pour choisir le meilleur fournisseur de data room pour votre entreprise, vous devez déterminer l’éventail des besoins et des caractéristiques nécessaires à vos objectifs. Tenez compte des caractéristiques suivantes lorsque vous choisissez un fournisseur de data room virtuelle :

• Présence et expérience sur le marché
• Expertise dans votre niche 
• Conformité en matière de sécurité 
• Caractéristiques du logiciel de déploiement
• Politique de tarification 
• Assistance technique 
• Jeux de fonctions

À quoi sert une data room virtuelle ?

Le plus souvent, une data room virtuelle est utilisée pour les fusions et acquisitions, la diligence raisonnable, le partage et le stockage sécurisés de fichiers, la gestion immobilière, l’introduction en bourse (IPO), la levée de capitaux, le capital-investissement, la gestion des risques réglementaires et la gestion des documents juridiques. Une data room virtuelle peut être utilisée pour tout secteur d’activité nécessitant une plateforme sécurisée pour partager et collaborer sur des documents. 

Quels sont les avantages d’une data room virtuelle ?

Les principaux avantages d’une data room virtuelle sont un niveau élevé de protection des données, un accès facile de n’importe où dans le monde, un gain de temps, le travail avec les données de plusieurs utilisateurs en même temps, un contrôle total sur les utilisateurs et les données, la fonctionnalité et la transparence, et la réduction des coûts.