Qu’est-ce qu’une data room de due diligence?
Une data room de due diligence est une solution logicielle pour diverses tâches liées à la diligence raisonnable. Basées sur l’idée d’une data room physique surélevée, les data rooms permettent de stocker des données confidentielles en assurant la protection des données, de communiquer avec d’autres personnes et de prendre des décisions clés plus rapidement.
Une data room est un espace qui contient tous les documents de l’entreprise, comme les contrats des employés, les politiques, les états financiers, les contrats des fournisseurs, etc. Les data rooms traditionnelles, également appelées data rooms physiques, sont essentiellement des segments du siège social ou des bureaux régionaux qui contiennent des classeurs et des salles de réunion.
Mais lorsque le monde de l’entreprise a commencé à s’orienter vers la numérisation, les data rooms physiques n’étaient plus pratiques. C’est alors que les technologies de data rooms virtuelles ont commencé à gagner rapidement en popularité.
La diligence raisonnable étant l’une des utilisations les plus populaires des logiciels de data room, une data room de diligence raisonnable est une solution conçue spécifiquement à cet effet. Elle permet de rationaliser, d’accélérer et de faciliter toute interaction entre les auditeurs externes et les tiers au cours du processus de diligence raisonnable.
Les 5 principaux défis de la diligence raisonnable
Certains diront que le passage à un logiciel de diligence raisonnable n’est pas si nécessaire puisque les entreprises parvenaient auparavant à traiter les transactions avec succès. Mais le traitement des transactions à l’ancienne présentait plusieurs inconvénients majeurs jusqu’à la généralisation des DRV au début des années 2010:
- Procédures fastidieuses
- Sécurité des données
- Augmentation des volumes de documentation
- Nombre de participants
- Exigences de conformité
1. Procédures fastidieuses
Lorsque le processus de diligence raisonnable se déroulait dans des data rooms physiques, il pouvait durer des mois, voire des années. À l’époque, vous deviez être présent dans les locaux côté vendeur pour examiner les documents, discuter des points clés de la transaction et parvenir à une décision mutuellement bénéfique.
Étant donné que de nombreux participants à l’audit préalable sont des cadres très occupés, leurs emplois du temps sont difficiles à synchroniser. Ainsi, alors que l’examen des documents en soi prenait beaucoup de temps, son organisation ne faisait qu’ajouter un niveau supplémentaire de complication et de désagrément.
2. Sécurité des données
Les données de diligence raisonnable contiennent beaucoup d’informations confidentielles. Le stockage physique de documents sensibles présente des risques de destruction accidentelle, d’exposition à des consultations non sollicitées, d’égarement, etc.
Essentiellement, l’intégrité de tout document physique est aussi forte que la clé et la serrure qui le protègent. Et même avec les gadgets de sécurité sophistiqués dont nous disposons aujourd’hui, les risques d’erreur humaine et d’espionnage interne restent élevés.
3. Augmentation des volumes de documentation
Quel que soit le projet dont vous êtes responsable, si vous envisagez d’utiliser data room virtuelle, il y a de fortes chances que vous deviez gérer de gros volumes de fichiers divers. Non seulement l’analyse de documents imprimés prend plus de temps, mais vous devez également consacrer du temps et des efforts à la recherche des documents nécessaires.
L’approche archaïque de la gestion des documents est un système de classeurs avec un index. Et cela ne fonctionne que dans un monde parfait où tous ceux qui ont accès aux armoires les utilisent conformément aux directives.
4. Nombre de participants
En fonction de la taille de votre entreprise cible et du type de projet que vous traitez, il peut y avoir de deux à cent personnes ou plus impliquées dans le processus.
Dans les data rooms physiques, il est pratiquement impossible de permettre à plusieurs parties intéressées d’examiner simultanément les mêmes documents de diligence raisonnable sans faire de copies. Et la copie de fichiers sensibles, ainsi que le partage de fichiers, sont hautement indésirables car augmentent la vulnérabilité des données.
5. Exigences de conformité
Enfin, chaque secteur d’activité a un ensemble de règles et de normes à respecter en matière de traitement des données. Par exemple, les juristes chargés de la diligence raisonnable et leur conduite professionnelle sont réglementés par l’administration de l’État concerné.
De même, les entreprises qui opèrent sur les marchés de capitaux répondent aux réglementations de la SEC et les institutions de santé – à celles du HHS. Garantir manuellement une conformité irréprochable n’est pas une tâche facile, surtout pour les organisations de grande envergure.
Meilleures pratiques de data room de due diligence
Suivez ces conseils pour tirer le meilleur parti de votre expérience en matière de data room de diligence raisonnable.
- Créez des copies numériques de tous les documents avant de commencer à mettre en place la data room virtuelle. Si vous envisagez de conserver également les copies physiques, créez un système d’indexation correspondant pour retrouver plus rapidement les bonnes contreparties.
- Reproduisez la hiérarchie de votre équipe lorsque vous créez des rôles d’utilisateur et attribuez des droits. De cette façon, personne ne sera confus quant à ce qu’il est censé faire.
- Ne faites pas l’impasse sur la formation de l’équipe proposée par le prestataire et demandez des sessions supplémentaires si nécessaire. Gardez à l’esprit que vos collègues les plus expérimentés auront peut-être plus de mal à s’adapter à la nouvelle façon de gérer les affaires, alors assurez-vous qu’ils disposent de toutes les ressources nécessaires pour s’intégrer efficacement.
- Investissez un peu de temps dans un système de désignation des fichiers facile à comprendre et uniforme. Tirez parti des dossiers, sous-dossiers et étiquettes pour catégoriser encore davantage les données.
- Une fois la phase de diligence raisonnable terminée, réorganisez la data room virtuelle pour l’adapter à la phase suivante de la même opération. Par exemple, les data rooms conviennent parfaitement aux équipes d’intégration pour développer des stratégies composées ou aux opérations pour gérer leur quotidien.
Démarrer avec une data room virtuelle pour la diligence raisonnable
La préparation est essentielle pour garantir le bon fonctionnement du processus de due diligence avec une data room virtuelle et permet de réduire les possibles risques de sécurité. Voici neuf étapes à suivre pour la mise en place d’une data room pour la diligence raisonnable.
Comment préparer une data room virtuelle pour la diligence raisonnable?
- Une fois que vous avez trouvé un fournisseur adéquat, lancez votre data room, créez une structure de dossiers confortable et téléchargez les documents requis. L’étape suivante consiste à définir les autorisations d’accès, à inviter les utilisateurs autorisés et à s’assurer que tout le monde est prêt pour l’intégration avec le nouvel outil.
Étape 1. Choisissez la data room de diligence raisonnable appropriée
Utilisez les suggestions de la section ci-dessus pour trouver un fournisseur qui répond à vos besoins. N’oubliez pas que la data room que vous choisissez a pour but de réduire le stress associé à la diligence raisonnable. Vous devez donc être entièrement à l’aise avec votre décision avant de la prendre.
Étape 2. Discutez des paiements et signez un accord de confidentialité
Les fournisseurs de data rooms virtuelles adoptent plusieurs approches en matière de tarification. Voici quelques-uns des modèles de formation des coûts les plus courants:
- Forfaits mensuels fixes
- Frais par utilisateur
- Basé sur le volume de stockage
- Par caractéristique
En outre, le prix final peut varier en fonction de la fréquence de paiement que vous choisissez. Les accords à long terme sont souvent proposés avec des remises substantielles, ce qui constitue une excellente solution pour les projets qui dureront plus d’un an.
Choisissez le modèle de tarification qui vous convient le mieux et signez tous les documents requis pour commencer à travailler avec le logiciel.
Étape 3. Préparez une liste de contrôle pour la data room de due diligence
Créez une liste détaillée de tous les documents dont vous aurez besoin au cours du processus de diligence raisonnable. Le plus simple est de les classer par département, comme les finances, le juridique, les RH, etc. Demandez à votre fournisseur s’il peut partager un modèle de liste de contrôle pour vous assurer que vous n’oubliez rien.
Étape 4. Créez une structure logique d’organisation de la data room
Une data room pour la diligence raisonnable est plus efficace lorsqu’elle est accessible, intuitive à utiliser et bien organisée. Basez la planification de la structure de votre data room sur le calendrier de la collaboration à venir, en divisant les documents par département, fonction ou niveau de confidentialité.
La fonction de structure automatique des dossiers peut vous aider à configurer la data room avec une plus grande efficacité. Cette approche est généralement disponible auprès de fournisseurs expérimentés qui ont déjà traité des cas similaires.
Plus loin, vous trouverez des conseils pratiques sur la création de structures fonctionnelles de data room pour la diligence raisonnable.
Étape 5. Téléchargez les fichiers
Remplissez les dossiers avec du contenu, en suivant votre propre index de data room ou celui généré par le système. Assurez-vous que les informations confidentielles sont séparées du reste des données et que des mécanismes de protection appropriés sont appliqués.
La liste de contrôle de la data room de due diligence vous aidera à préparer et à rassembler tous les fichiers nécessaires avant qu’ils ne soient demandés.
Étape 6. Configurez les autorisations d’accès
Pour garantir un partage sécurisé des documents et contrôler l’activité globale de la data room, attribuez des rôles de tâches en fonction de la fonction de chaque utilisateur. Certains fournisseurs vous permettront de créer des paramètres de droits de groupe qui simplifient considérablement l’octroi de l’accès à des départements entiers ou à des catégories particulières de professionnels, comme les comptables ou les banquiers d’affaires.
L’étape essentielle de l’attribution des droits est le processus de révision. Utilisez la fonction “Afficher en tant” que pour vous assurer que chaque utilisateur a accès aux informations importantes et ne représente pas une menace pour l’intégrité globale de la data room.
Étape 7. Invitez les utilisateurs internes et externes
Invitez toutes les parties à collaborer dans votre environnement sécurisé nouvellement créé d’une data room virtuelle. Veillez à inclure des informations sur la manière d’accéder à la plateforme et sur les appareils à utiliser. Profitez de la fonction d’invitations groupées pour présenter facilement des groupes de contributeurs et accélérer le processus de collaboration en faisant participer tout le monde en même temps.
Étape 8. Déterminez les priorités et les délais
Visualisez le cadre des étapes de la prochaine diligence raisonnable et envoyez des rappels aux parties responsables pour qu’elles terminent leurs tâches à temps. Vous pouvez également utiliser la fonction de rapport de DRV pour suivre l’engagement et l’achèvement de tous les départements et autres contributeurs.
Étape 9. Assurez une maintenance régulière du contenu de la data room
Bien qu’il puisse sembler que votre travail soit terminé une fois que vous avez téléchargé les documents importants et invité les utilisateurs, vous aurez de nombreuses tâches à accomplir. Commencez à répondre aux demandes des participants au projet en ajoutant et en supprimant des documents, en vous assurant que chacun dispose des droits d’accès appropriés et en surveillant l’engagement.
Invitez d’autres utilisateurs à participer au processus d’administration de la data room si vous traitez un projet particulièrement important ou plusieurs transactions à la fois.
DRV vs plateformes de partage de fichiers gratuits pour la diligence raisonnable
Étant donné que la diligence raisonnable est un processus qui repose sur le stockage et le partage de documents, certaines personnes pensent que cela peut être réalisé par des solutions d’échange de fichiers à accès public. Cependant, la technologie des data rooms virtuelles présente plusieurs avantages substantiels par rapport à ces outils, car elle a été spécialement conçue pour traiter des informations sensibles lors de transactions complexes.
Vous trouverez ci-dessous un résumé des avantages et des inconvénients des salles de données virtuelles et des plateformes gratuites de partage de fichiers.
| Data room virtuelle | Plateformes gratuites de partage de fichiers |
| La data room virtuelle permet de partager des documents confidentiels au sein même de la plateforme. | Les fonctions standard permettent un partage rapide et sans encombre des fichiers. |
| Les autorisations d’accès granulaires garantissent que chaque utilisateur dispose de droits personnalisés. | La plupart des solutions sont suffisamment simplistes pour être conviviales pour tous les types d’utilisateurs. |
| L’analyse des données peut aider à prendre une décision éclairée et à traiter l’affaire plus rapidement. | Le partage de documents ne peut être réglementé en raison des liens externes. |
| La technologie des data rooms est soumise à une réglementation et à une conformité strictes. | La seule façon de protéger les documents est d’attribuer des droits d’accès sur la base d’un justificatif, comme une adresse électronique. |
| Les fournisseurs de data rooms virtuelles offrent de nombreuses fonctionnalités au-delà du stockage de documents. | L’intégrité des plateformes d’accès public est souvent compromise. |
| La mise en œuvre de la data room peut prendre un certain temps pour les entreprises sans expérience préalable. | En raison du grand nombre de clients, il est impossible de fournir une assistance personnalisée. |
| Les data rooms virtuelles ne sont pas gratuites. | Si la capacité de base est généralement gratuite, l’extension du stockage des données et l’ajout d’autres fonctionnalités sont payants. |
Pourquoi avez-vous besoin d’une data room virtuelle pour la diligence raisonnable?
Gérer une entreprise dans le monde moderne peut être soit un défi sérieux, soit une chose facile. C’est à vous de choisir. La data room pour les M&A présente des avantages indéniables et, avec la diligence raisonnable et d’autres processus importants, elle peut considérablement simplifier votre tâche, en vous offrant une fiabilité et une sécurité supplémentaires.
- La data room virtuelle permet de simplifier le processus de diligence raisonnable:
- Diligence raisonnable en matière de fusions et acquisitions
- Diligence financière
- Diligence raisonnable en matière de ressources humaines
- Diligence raisonnable de la direction
- Diligence raisonnable des actifs
- Diligence raisonnable en matière fiscale
- Diligence raisonnable des clients/ventes
- Diligence raisonnable en matière de propriété intellectuelle
- Diligence administrative
- Diligence juridique
L’utilisation d’une data room physique n’est plus pertinente. Les erreurs humaines et les fautes commises automatiquement ne peuvent plus survenir lors d’accords commerciaux ou de transactions vitales. À ce stade, Intralinks et une série de fournisseurs similaires offrent une solution impressionnante.
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